Постарайтесь дословно запомнить разговор и зафиксировать его на бумаге.
По ходу разговора отметьте пол, возраст звонившего и особенности его (ее) речи:
– голос: громкий (тихий), низкий (высокий);
– темп речи: быстрая (медленная);
– произношение: отчетливое, искаженное, с заиканием, шепелявое, с акцентом или диалектом;
– манера речи: развязная, с издевкой, с нецензурными выражениями.
Обязательно отметьте звуковой фон (шум автомашин или железнодорожного транспорта, звук теле- радиоаппаратуры, голоса, другое).
Отметьте характер звонка – городской или междугородный.
Обязательно зафиксируйте точное время начала разговора или его продолжительность.
В любом случае, постарайтесь в ходе разговора получить ответы на следующие вопросы:
– куда, кому, по какому телефону звонит этот человек?
– какие конкретные требования он (она) выдвигает?
– выдвигает требования он (она) лично, выступает в роли посредника или представляет какую-то группу лиц?
– на каких условиях он (она) или они согласны отказаться от задуманного?
– как и когда с ним (с ней) можно связаться?
– кому Вы можете или должны сообщить об этом звонке?
Постарайтесь добиться от звонящего максимально возможного промежутка времени для принятия Вами и руководством организации (дежурным администратором) решений или совершения каких-либо действий.
Если возможно, еще в процессе разговора, сообщите о нем руководству организации (руководителю своего структурного подразделения, дежурному администратору), если нет – немедленно по его окончанию.
Не распространяйтесь о факте разговора и его содержании.
Максимально ограничьте число людей, владеющих информацией.
Сайт учителя Наиля Кашапова